Association Rules
Our association is registered in Finland, which is why our official association rules are written in Finnish. An unofficial English translation is provided further below for convenience. For any questions regarding these rules, please contact us.
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Aalto Entrepreneurship Society ry, sen kotipaikka on Espoo ja sen virallinen kieli on suomi.
2. Tarkoitus ja toiminta
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää yrittäjyysmyönteistä ja innovatiivista kulttuuria, luoda sekä tukea yrittäjämäisiä oppikokemuksia, vaalia yrittäjähenkeä, ja toimia jäsentensä yhteistyöelimenä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää tapahtumia sekä oppimiskokemuksia, mitkä kasvattavat yhteisön yrittäjähenkistä ajattelutapaa sekä tukee heidän kehittymistä ja kasvua läpi vuoden.
Yhdistys pitää yhteyttä yrittäjyyttä edistäviin sidosryhmiin sekä mahdollisesti korkeakouluihin edistääkseen yhteistyösuhteita. Lisäksi yhdistyksen tarkoituksen edistämiseksi, yhdistys tarpeen mukaan julkaisee tiedotteita, lehtiä tai muita julkaisuja.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja avustuksia sekä testamentattuja varoja.
Lisäksi yhdistys voi toimeenpanna rahankeräyksiä, arpajaisia, huvitilaisuuksia ja muita vastaavia tapahtumia hankittuaan asianmukaisen luvan.
3. Jäsenet
Yhdistyksellä voi olla varsinaisia jäseniä, alumnijäseniä, kannatusjäseniä sekä kunniapuheenjohtaja ja kunniajäseniä.
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.
Alumnijäseneksi voidaan hyväksyä jokainen, joka on ollut yhdistyksen varsinaisena jäsenenä. Yhdistyksen hallituksella on mahdollisuus kerran, tai useamman kerran vuodessa päivittää jäsenrekisteriä hallituksen kokouksen päätöksen mukaisesti. Yhdistys lähettää jäsenille jäsenrekisterin päivityslomakkeen postilla, sähköpostilla tai muilla tavoin. Varsinainen jäsen siirtyy suostumuksellaan alumnijäseneksi ja alumnijäsenrekisteriin. Alumnijäsenillä on velvollisuus maksaa jäsenmaksua, mutta alumnijäsenillä ei ole äänioikeutta.
Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä jokainen, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Kannatusjäsenillä on velvollisuus maksaa jäsenmaksua, mutta kannatusjäsenillä ei ole äänioikeutta.
Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa. Kunniajäsenillä ja kunniapuheenjohtajalla ei ole äänioikeutta. Kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenillä ei ole velvollisuutta maksaa jäsenmaksua.
Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Varsinaisilta jäseniltä, alumnijäseniltä sekä kannatusjäseniltä perittävän liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta erikseen jokaiselle ryhmälle päättää yhdistyksen hallitus.
Varsinaisten jäsenten, alumnijäsenten ja kannatusjäsenten jäsenmaksu voi olla erisuuruinen.
6. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 4-10 muuta varsinaista jäsentä. Tämän lisäksi valitaan 0-10 varajäsentä.
Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä nimeää keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun se katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja kukin erikseen tai hallituksen muut jäsenet kaksi yhdessä.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi, joka on myös tilintarkastajien toimikausi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.
Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-maaliskuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Yhdistyksen kokouksissa on vain jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä sekä kunniajäsenellä ja kunniapuheenjohtajalla sekä alumnijäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään viikko ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, sähköpostitse tai yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla.
11. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Hyväksytään kokouksen työjärjestys
- Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
- Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Hyväksytään kokouksen työjärjestys
- Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle
- Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
- Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokoukseen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräävällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
13. Ohjesäännöt
Näitä sääntöjä täydentävillä ohjesäännöillä voidaan antaa täsmentäviä määräyksiä yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeinä pidettävistä asioista.
Ohjesäännöt ja niihin tehtävät muutokset on hyväksyttävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä. Ohjesäännöt tulevat voimaan heti, kun ne on yhdistyksen kokouksessa hyväksytty.
English Translation (Unofficial)
The following is an unofficial English translation of the association rules provided for convenience only. The Finnish version above is the sole official and legally binding text. In the event of any discrepancy or conflict between the Finnish and English versions, the Finnish version shall prevail.
1. Name and domicile
The name of the association is Aalto Entrepreneurship Society ry, its domicile is Espoo, and its official language is Finnish.
2. Purpose and activities
The purpose of the association is to promote an entrepreneurial and innovative culture, to create and support entrepreneurial learning experiences, to nurture an entrepreneurial spirit, and to act as a cooperative body for its members.
To fulfil its purpose, the association organises events and learning experiences that grow the community's entrepreneurial mindset and support their development and growth throughout the year.
The association maintains relationships with stakeholders that promote entrepreneurship and, where relevant, with higher education institutions in order to foster cooperative relationships. In addition, to further its purpose, the association may, as needed, publish bulletins, magazines or other publications.
To support its activities, the association may receive donations, grants and bequeathed funds.
The association may also organise fundraising campaigns, lotteries, entertainment events and other similar events after obtaining the appropriate permit.
3. Members
The association may have regular members, alumni members, supporting members, as well as an honorary chairperson and honorary members.
Anyone who accepts the purpose and rules of the association may join as a regular member.
Anyone who has been a regular member of the association may be accepted as an alumni member. The association's board may update the membership register once or several times a year in accordance with a board decision. The association sends members a membership register update form by mail, email or other means. A regular member transfers, with their consent, to alumni membership and the alumni member register. Alumni members are obliged to pay a membership fee, but alumni members do not have voting rights.
Anyone who wishes to support the purpose and activities of the association may be accepted as a supporting member. Supporting members are obliged to pay a membership fee, but supporting members do not have voting rights.
On the board's proposal, a person who has significantly promoted and supported the association's activities may be invited, at a meeting of the association, to become honorary chairperson or an honorary member. Honorary members and the honorary chairperson do not have voting rights. The honorary chairperson and honorary members are not obliged to pay a membership fee.
Members are admitted upon application by the association's board.
4. Resignation and expulsion of a member
A member has the right to resign from the association by notifying the board or its chairperson in writing, or by announcing the resignation at a meeting of the association to be recorded in the minutes.
The board may expel a member from the association if the member has failed to fulfil the obligations they committed to by joining the association, has significantly harmed the association through their conduct within or outside the association, or no longer fulfils the conditions of membership set out in law or in the association's rules.
5. Membership and joining fees
The board of the association decides separately, for each group, on the amount of the joining and membership fees charged to regular members, alumni members and supporting members.
The membership fees of regular members, alumni members and supporting members may differ in amount.
6. Board
The affairs of the association are managed by a board, consisting of a chairperson and 4–10 other regular members elected at the annual meeting. In addition, 0–10 deputy members are elected.
The board's term of office is the calendar year.
The board elects a vice chairperson from among its members and appoints, from among its members or from outside, a secretary, a treasurer and other necessary officers.
The board convenes at the invitation of the chairperson, or the vice chairperson if the chairperson is prevented, when it deems there is reason to do so or when at least half of the board members so require.
The board has a quorum when at least half of its members, including the chairperson or vice chairperson, are present. Votes are decided by a simple majority. In the event of a tie, the chairperson's vote decides, except in elections, where the matter is decided by lot.
7. Signing on behalf of the association
The association's name may be signed by the chairperson of the board or the treasurer, each separately, or by two other board members jointly.
8. Financial period and audit
The association's financial period is the calendar year, which is also the term of office of the auditors.
The financial statements, together with the necessary documents, and the board's annual report must be submitted to the auditors no later than three weeks before the spring meeting. The auditors must give their written statement to the board no later than two weeks before the spring meeting.
9. Meetings of the association
The association holds two regular meetings each year.
The association's spring meeting is held in January–March and the autumn meeting in September–December, on a date set by the board. At meetings of the association, only each regular member has one vote. Supporting members, honorary members, the honorary chairperson and alumni members have the right to attend and speak at meetings.
An extraordinary meeting is held when a meeting of the association so decides, when the board deems there is reason to do so, or when at least one tenth (1/10) of the members entitled to vote so require. The meeting must be held within thirty days of the request being submitted to the board.
Unless otherwise provided in the rules, the decision of a meeting of the association is the opinion supported by more than half of the votes cast. In the event of a tie, the meeting chairperson's vote decides, except in elections, where the matter is decided by lot.
10. Convening meetings of the association
The board must convene meetings of the association at least one week before the meeting, by letters sent to members, by email, or via the association's official notice board.
11. Meetings of the association
The following matters are handled at the association's spring meeting:
- Opening of the meeting
- Election of the meeting's chairperson, secretary, two minute-checkers and, if necessary, two vote counters
- Confirmation of the meeting's legality and quorum
- Approval of the meeting's agenda
- Presentation of the financial statements, annual report and auditors' statement
- Deciding on the adoption of the financial statements and on discharging the board and other accountable parties from liability
- Handling of other matters mentioned in the meeting notice
The following matters are handled at the association's autumn meeting:
- Opening of the meeting
- Election of the meeting's chairperson, secretary, two minute-checkers and, if necessary, two vote counters
- Confirmation of the meeting's legality and quorum
- Approval of the meeting's agenda
- Confirmation of the action plan, income and expenditure budget, and the amounts of the joining and membership fees for the following calendar year
- Election of the chairperson and other members of the board
- Election of one or two auditors and their deputy auditors
- Handling of other matters mentioned in the meeting notice
If a member of the association wishes to have a matter addressed at the association's spring or autumn meeting, they must notify the board in writing early enough for the matter to be included in the meeting notice.
12. Amending the rules and dissolving the association
A decision to amend the rules or to dissolve the association must be made at a meeting of the association by a majority of at least three quarters (3/4) of the votes cast. The meeting notice must mention the amendment of the rules or the dissolution of the association.
If the association is dissolved, its funds shall be used to promote the association's purpose in the manner determined by the meeting deciding on the dissolution. If the association is discontinued, its funds shall be used for the same purpose.
13. Bylaws
Bylaws supplementing these rules may be issued to provide more detailed regulations on matters considered important for the association's operations.
Bylaws and amendments to them must be approved at a meeting of the association by a majority of at least two thirds (2/3) of the votes cast. Bylaws take effect immediately once approved at a meeting of the association.